1．学生档案如何保管？

(1)全日制本科学生及第二学位学生的档案由档案馆集中统一管理。

(2)由珠海校区培养的定向研究生的档案由档案馆集中统一管理。

2．在校生如何了解本人档案的情况？

(1)在校生可到所在学院、书院的学生工作办公室了解本人档案的齐备情况。

(2)新生入学后，务必要尽快了解本人档案是否已到学校及材料是否齐备，如材料有缺失，须针对不同情况联系材料形成单位补齐所缺失部分，并送交所在学院、书院学生工作办公室审核，再由学院、书院集中向档案馆进行补充。

3．毕业生档案内本校产生的必备材料有哪些？

学生登记表、毕业生登记表、论文评定表、成绩单并且盖章齐全。

备注：

(1)毕业生登记表上需加盖四个公章，分别是：学校公章，学院、书院公章，准予毕业章，授予学位章。

(2)成绩单上需加盖两个公章，分别是：准予毕业章、授予学位章。

(3)院级优秀毕业论文须培养单位毕业论文工作小组负责人签字并加盖培养单位公章，校级优秀毕业论文还须教务部负责人签字并加盖教务部公章。

4．延期毕业的学生如何了解本人档案情况以及怎样申请调档？

延期毕业学生可联系档案馆了解本人档案的齐备情况。如需调档，可根据具体情况通过学院、书院补齐毕业生必备材料后再申请调档。

5．毕业生档案袋需注明生源地信息，如何规范填写？

档案袋上需注明生源地信息，一般要精确到区县。

注明生源地信息的方式：各学院、书院可手写，也可使用不干胶打印纸打印后剪裁贴条。如需打印，可参考档案馆提供的标准地址信息模板。

6．学生档案如何转递？

(1)按期毕业学生：每年7月初，档案馆根据就业指导中心提供的转递信息通过EMS毕业生专用通道统一邮寄。暑假期间的零散毕业生档案邮寄，档案馆需与邮局预约时间进行集中转档。

(2)申请退学学生：①学生自行联系可接收档案的单位(如人社局、人才市场)；②学生办理离校手续；③学生携带《学籍变动申请表》到档案馆进行登记，档案馆根据就业指导中心提供的档案转递单位地址，按照规定通过EMS毕业生专用通道进行转递。

(3)被开除学籍学生：具体方法请致电档案馆咨询 (0756-3683062)。

(4)延期毕业学生：①向档案馆了解本人档案齐备情况，如有缺失，通过所在学院、书院的学生工作办公室补齐毕业生必备材料。②按规定申请档案转递。③学生所在学院、书院的学生工作负责老师到档案馆办理档案转递登记手续。④档案馆按照规定通过EMS毕业生专用通道进行转递。

7．关于学生档案的转递有哪些注意事项？

(1)请联系学院、书院学生工作老师，本人确认系统导出的档案邮寄地址、联系方式是否准确。

(2)请务必在档案寄出后三个月内向接收单位核实档案是否到达及材料 齐备情况。

(3)如遇档案在转递过程中发生问题或单位确实未收到，请及时与档案 馆联系，获得邮寄单号向邮政EMS申请查询。邮政查询期限为档案发出一 年以内，延误查询，产生的后果将由学生自己承担。

8．什么情况下，可凭调档函进行调档？

毕业生国内考研升学、考取事业编制或者公务员等公职的情况，可通过调档函进行调档。

9．调档函是否需要原件？

根据相关文件要求，人事档案属机密级别的文件材料，为确保档案的 安全，转递人事档案须由接收单位开具盖有公章的调档函原件方可受理业 务。因此，将调档函作为唯一转档凭证的学生(如考研升学)，必须凭调档函原件进行调档。如因疫情管控等特殊原因，接收单位无法寄出纸质版调档函(仅能提供电子版调档函)，则学院、书院务必要进行认真核实，保证调档信息无误并签字盖章确认。

10．毕业生怎样查询档案去向？

毕业生查询档案去向有以下两种方式：

(1)微信小程序查询

打开微信搜索“广东大学生就业创业”小程序，或扫描下方“广东大学生就业创业”微信小程序二维码，登录“广东大学生就业创业”微信小程序，点击首页的“档案转递查询”进行档案去向查询。

(2)电话咨询

如“广东大学生就业创业”小程序中无法查询到档案去向，请致电档案馆，提供姓名、学号、毕业年份后，可查询档案去向。

联系人：王成龙，0756-3683062。

11．如何办理个人档案相关证明？

(1)学生如需办理学籍档案保管证明，首先向所在学院、书院提出开具证明需求，再由学院、书院在网上办事大厅提交申请，填写表单时，须在附件栏上传已按要求填写完毕的《学籍档案保管证明》的电子版，利用方式选择“开具证明”，并写明利用内容和用途。在申请获得批准后，学生携带本人身份证原件前往档案馆领取纸质盖章版证明文件。如委托他人代领，代领人要携带本人身份证原件、委托人身份证复印件及委托人签名的《委托书》方可领取。

(2)学生如因出国留学、交换项目、升学就业等原因需办理中文成绩单、英文成绩单、中英文学历证明、新生录取名册、GPA绩点证明等档案证明材料，需扫描下方的二维码登记办理：

利用形式有纸质版和电子版两种，其中纸质版可选择现场领取或者快递到付，电子版是发送邮件，具体说明如下：

①纸质版

现场领取：学生在登记时选择“纸质版-现场领取”，于每周二、周五下午14:30-17:00前往档案馆凭本人身份证原件领取纸质版证明材料。如委托他人代领，受托人要出具本人身份证原件、委托人身份证复印件及委托人签名的《委托书》。

快递到付：学生在登记时选择“纸质版-快递到付”，并填写完整的邮寄信息（收件人姓名、收件地址、联系方式等）。档案馆在三个工作日内通过快递到付的方式寄出纸质版证明材料。

②电子版

学生在登记时选择“电子版-发送邮件”，并填写接收电子版证明材料的邮箱地址。档案馆在三个工作日内将相关材料的扫描件发送至学生指定邮箱。

备注：请需要在读生中文成绩单、英文成绩单、GPA等材料的同学与教务部门联系。

12．用人单位政审学生档案的办理流程是怎样的？

(1)校外查档单位向学生所在学院、书院提出查档需求。

(2)学生所在学院、书院首先按照学校疫情防控要求在服务大厅提交校外人员进出校申请，在申请获得批准后再在网上办事大厅提交查档申请。在查档申请表单的附件栏需上传两份扫描件：一是已签字盖章的《查阅档案介绍信》扫描件；二是学院、书院党组织负责人已签字盖章的校外单位出具的政审公函的扫描件。在查档申请获得批准后，学院、书院再提前向档案馆预约查档时间。

(3)申请查档的校外单位，应当由2人以上(含2人)持单位政审公函 (写明待查档学生的姓名，及查阅档案的事由、内容、查阅人身份)，出具有关身份证明，到学生所在学院、书院请党总支、直属党支部负责人在政审公函原件上签字并加盖公章。

(4)学生所在学院、书院安排1名档案业务负责老师陪同校外查档单位工作人员到档案馆，出具介绍信原件、政审公函原件及工作证件办理利用登记手续后再进行查阅。在查阅期间禁止拍照或者复印任何档案材料，如有需要可以对部分资料进行抄写记录。

强调：学生本人不得出现于政审接待室，本人不可接触自己的档案。

13．若用人单位确因特殊原因不能来校查档政审，是否可以邮寄材料进行政审？

未毕业学生档案内毕业材料不齐全无法寄出，且档案不可拆分，因此不允许邮寄学生档案内部分材料。

若用人单位确因特殊原因不能来校查档政审，应先与学生所在学院、书院的党总支、直属党支部联系和沟通，特殊情况可委托学院、书院的党总支、直属党支部派人来档案馆代为查档。

14．党员档案如何保管？

(1)入读我校前已成为正式党员的学生，其党员档案应由学院、书院在入学时的新生档案归档工作中统一收集并与学生档案、新生材料一并移交到档案馆归档。学生本人应在入学后尽快了解本人党员档案是否已到学校及材料是否齐备。

(2)在我校发展成为正式党员的学生，其党员档案会于毕业生材料归档时由学院、书院的党总支、直属党支部统一移交到档案馆，并归入学生档案后一并派遣。

(3)未成为正式党员的学生，其党员材料不归入学生档案袋，由学院、书院的党总支、直属党支部行使行政保管权。

15．毕业生如何办理档案转递和户口迁出？

(1)档案业务可联系档案馆根据转递流程办理。

(2)户籍业务办理需联系保卫部门(0756-3683051)。

16．往届毕业生如何调取档案？

对遗留在校的往届毕业生档案进行调取的流程如下：

(1)毕业生向毕业前所在学院、书院提交调档函，必须为原件；

(2)毕业前所在学院、书院备齐并向档案馆移交需补充的材料：正常毕业学生需补充毕业生登记表、成绩单、论文评定表等毕业材料；退学学生需补充退学证明/学籍变动审批表；

(3)档案馆核实材料无误后，通过中国邮政EMS寄出档案。

备注：经核实，往届毕业生档案并未遗留在校，档案馆将根据记录提供邮寄信息。

17．毕业生如何办理档案材料补充？

(1)毕业生明确补充材料清单后，联系所在学院、书院老师准备相应材料；

(2)学院、书院老师根据学生零散档案材料归档流程将补充材料移交给档案馆；

(3)档案馆核实材料无误后，通过中国邮政EMS寄出补充材料。