流程说明

1．发布新生档案材料归档通知

9月中旬前，发布新生档案材料归档通知，提出移交时间和具体要求。

2．领取档案袋

各学院、书院根据通知要求，在规定时间内到档案馆领取档案袋。

3．发起新生档案材料归档工作流程

各学院、书院在网上办事大厅填写《新生档案材料归档》表单，并提交本单位党组织负责人审批。填写表单时，需准确填写新生档案份数，在附件栏上传已签字盖章的《新生档案材料登记表》（详见附件1）扫描件，并预约归档时间。

4．确认新生档案材料归档时间

档案馆根据归档工作整体安排确定归档时间，并在表单中反馈。

5．移交新生档案材料

11月30日前，各学院、书院携带《新生档案材料登记表》向档案馆移交新生档案材料，并在表单中填写归档情况。

6．接收新生档案

档案馆工作人员在接收新生档案时，根据《新生档案材料登记表》做好档案清点、信息核对。

7．审核新生档案

接收新生档案后，档案馆集中对每份学生档案内容进行核查。如材料齐备，则归档工作办结。如缺少必须归档的材料，需在表单中上传《新生缺失档案材料清单》。

8．补充缺失材料

各学院、书院及时将档案材料缺失情况告知涉及到的学生并督促其尽快联系其原所在学校或单位催调补齐所缺材料。如学生确因客观原因无法补齐，各学院、书院须在该生档案目录上做出标注并提交书面说明。

每学年第二学期初（3月31日前），各书院、书院完成对补充材料的收集、审核和登记，在表单中提交已签字盖章的《移交零散档案材料介绍信》（详见附件2）扫描件并预约移交时间，再按照档案馆反馈的移交时间携带《移交零散档案材料介绍信》向档案馆移交补充材料，并在表单中填写补充材料移交情况。档案馆根据《移交零散档案材料介绍信》做好档案清点、信息核对，并在表单中填写补充材料接收情况。

附件：1．新生档案材料登记表

          2．移交零散档案材料介绍信