流程说明

1．发布毕业生档案材料归档及转递工作安排通知

每年5月份，根据省厅文件毕业生档案材料归档工作要求，发布关于毕业生档案材料归档及转递工作安排的通知，提出毕业生档案材料移交的时间和具体要求。

2．发起毕业生档案材料归档及转递工作流程

各学院、书院在网上办事大厅填写《毕业生档案材料归档及转递》表单，并提交本单位党组织负责人审批。填写表单时，需准确填写毕业生档案份数，并在附件栏上传已签字盖章的《毕业生档案材料登记表》（详见附件1）扫描件。

3．档案部门确认

对流程发起单位的毕业生档案材料归档及转递工作，档案馆确认启动。

4．填报奖惩材料详情

党委学生工作办公室确认是否有奖惩材料需归档。如有，则准确填写需归档的奖惩材料份数，并在附件栏上传材料清单。如没有，则填写“无”。

5．收集整理零散档案材料

各学院、书院收集整理以下两项零散档案材料：一是前往党委学生工作办公室领取奖惩材料；二是整理学生党员档案，将党员档案袋密封并加盖骑缝章。完成收集整理后，各学院、书院在表单中填写材料份数，并在附件栏上传《移交零散档案材料介绍信》（详见附件2）扫描件。

6．报送档案去向和制作档案转递单

就业指导中心在表单中上传已签字盖章的《毕业生档案去向信息汇总表》扫描件，并同步制作完成《高等学校毕业生档案转递单》。

7．预约毕业生档案材料归档时间

各学院、书院前往就业指导中心领取《高等学校毕业生档案转递单》后，通过表单预约毕业生档案材料归档时间。

8．确认毕业生档案材料归档时间

档案馆根据归档工作整体安排确定归档时间，并在表单中反馈。

9．毕业生档案材料归档

各学院、书院携带以下两类材料到档案馆集中装档：

(1)归档表格：《毕业生档案材料登记表》《移交零散档案材料介绍信》。

(2)档案材料：毕业生登记表、论文评定表、成绩单、高等学校毕业生档案转递单、党员档案、评优登记表、奖惩材料、实习成绩报告等。

档案馆工作人员在接收时，应根据各学院、书院出具的《毕业生档案材料登记表》《移交零散档案材料介绍信》，做好档案清点、信息核对。

10．毕业生档案转递

档案转递分以下两种情况：

(1)就业派遣毕业生（包括考研升学）档案：每年7月初，档案馆根据就业指导中心提供的转递信息通过EMS毕业生专用通道统一邮寄。暑假期间的零散毕业生档案邮寄，档案馆需与邮局预约时间进行集中转档。

(2)其他未毕业学生档案：档案暂时留存在档案馆。每年7月中旬，档案馆整理好该类档案并清点入库，待符合档案转递条件后再行派遣。

11．信息整理

(1)邮局在毕业生档案邮寄一周内向档案馆反馈投递信息清单，清单包括EMS投递号、接收单位、接收人姓名、接收时间等必要信息。档案馆整理派遣信息，将数据上传到“广东大学生就业创业”系统，以便毕业生实时查询档案去向进行报到。

(2)档案馆整理未毕业学生的数据并登记到“遗留档案”数据表中。

附件：１．毕业生档案材料登记表

          ２．移交零散档案材料介绍信