党政类档案是涉及校区党政工作的重要档案。为了加强党政类档案的管理，并为考核党政档案工作提供依据，依据《北京师范大学档案管理办法》，制订本细则。

一、党政类档案工作的基本原则

（一）凡是校区在党政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等载体材料，均属党政档案。

（二）党政文件材料严格实行文书处理部门整理归档制度，集中统一管理。

（三）党政文件材料的归档工作实行“三纳入”，即纳入校区各单位各部门的工作计划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理：布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

（四）党政管理部门要有一名负责人分管本单位的档案工作，并确定专（兼）职档案员，协同档案馆认真做好党政档案的收集、整理、归档工作。

（五）逐步采用先进的管理技术手段，努力实现党政档案工作从手工管理向现代化管理的转变。

二、归档范围

（一）归档范围确定的原则

1．归档的党政文件材料必须对校区当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。

2．归档的党政文件材料必须反映校区党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3．归档的党政文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。

（二）归档的主要内容和重点

1．归档的主要内容包括党群部门、行政部门两大系统的内容。

2．归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对校区的指令性、指导性文件为主。

（三）不归档的文件材料

1．上级机关普发供参阅、不办的文件材料；

2．上级机关征求意见未定稿的文件；

3．重份文件；

4．无查考利用价值的事务性、临时性文件；

5．未经会议讨论，未经校区领导审阅、签发的未生效文件；

6．校区其他部门的发文；

7．为参考目的从各方面收集的文件材料。

三、党政文件材料的部门整理和归档流程

（一）形成积累

1．各归档部门根据本部门历年文件材料形成的规律，参照党政档案归档范围，编制本部门归档文件目录。

2．各归档部门的兼职档案员，在平时要严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，并根据各部门《文件材料归档范围和保管期限表》进行分类整理。

（二）立件

1．立件原则

应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系；应区分不同价值，便于保管和利用；应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理；应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

2．立件分工

（1）上级教育主管部门和学校下达的文件由党委办公室、管委会办公室整理归档；专业性的或具体业务性的，由各承办单位整理归档。

（2）以党委、校区名义的发文，由党委办公室、管委会办公室分别整理归档（一般应保存2份以上）。以部门名义的发文，由发文部门整理归档，重要的也应有2份。

（3）党委和校区召开的代表大会、党委会、工作小组会、管委会会议等所形成的材料，由党委办公室、管委会办公室整理归档。职能部门以党委和校区名义召开的专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位整理归档。

（4）校内各单位向党委、校区的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由党委办公室、管委会办公室整理归档；请示报告的原稿及批转、批复的复制件，由报文单位整理归档。

（5）两个以上单位共同办理的文件，由主办单位整理归档，非主办单位只保存复制本。

（6）各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理、清点工作，移交档案馆保存，任何人不得擅自处理。

（7）重要的人民来信来访材料，由承办单位整理归档。

3．立件程序

按照归档时间要求由专（兼）职档案员按各部门《文件材料归档范围和保管期限表》将文件材料收齐，并依照如下程序对文件材料进行调整检查。

（1）检查文件成份。收集的文件材料是否准确、齐全完整，有无不需要归档的文件材料。

（2）检查文件材料的联系。依据归档文件目录检查文件材料是否存在归档不统一、相互混淆重复的现象。

（3）检查文件材料保管期限是否准确、一致。

4．组件

（1）件的构成

归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

（2）件内文件排序

归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

5．分类

归档文件采用“年度—机构—保管期限”进行分类。

（1）按年度分类

将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。

（2）按机构分类

根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件归入文件主办部门。

（3）按保管期限分类

将文件按划定的保管期限分类。

6．排列

（1）归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。

（2） 同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。

（3）会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

7．修整

归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。

（1）归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

（2）对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

8．装订

归档文件一般以件为单位用无酸纸封套装订。

9．编页

归档文件一般以件为单位进行编页。

（1）页码逐页编制，文件中有图文的页面即为一页，分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

（2）文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。

10．编号

档号的结构为：全宗号—年度—保管期限—机构代码—件号。

归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章，并填写相关内容（用黑色签字笔书写）。

图1 归档章样

（1）全宗号：珠海校区档案全宗号为“ZH02”。

（2）年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2022。

（3）机构代码：一般采用3位汉语拼音字母标识，如未来教育学院代码为“WJY”。

（4）保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”“D30”“D10”标识。具体可参照各部门《文件材料归档范围及保管期限表》。

（5）件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足 4 位的，前面用“0”补足，如“0026”。

（6）页数：单份文件的总页数。

11．编目

依据分类方案和件号顺序编制归档文件目录，目录设序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目（一律用计算机打印）。

表1 归档文件目录

（1）序号：按文件排列顺序采用阿拉伯数字编号。

（2）档号：结构为：全宗号—年度—机构代码—件号。

（3）文号：文件的发文字号。没有文号，不用标识。

（4）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

（5）题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。

（6）日期：文件的形成日期，以国际标准日期表示法标注年月日，如20230301。

（7）密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。

（8）页数：每一件归档文件的总页数，由各单位编写页号，文件中有图文的页面为一页，页号的位置在每面材料非装订线一侧的上角。

（9）备注：注释文件需说明的情况。

12．装盒

将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。

（1）文件归档后，由档案馆检查后编写盒号，将归档文件按件号顺序装入档案盒，填写档案盒封面、盒脊等项目。

（2）填写备考表。备考表由各单位填写，置于盒内文件之后。备考表的项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期（用黑色签字笔书写）。

（三）归档验收

1．归档文件整理检查

在完成归档文件整理工作后，各单位专（兼）职档案员应预先将“归档文件目录”发给档案馆工作人员检查。检查合格后，可办理移交；若检查不合格，则限期更正。

2．档案移交

各单位专（兼）职档案员负责向档案馆移交档案，包括所有归档文件、归档文件目录（纸质、电子各一份）、移交清单一式两份。

四、党政档案工作岗位责任

（一）分管档案工作的部门领导职责

1．组织本单位人员学习档案法规，执行校区档案工作规章制度，把档案工作纳入本单位的议事日程；

2．加强与档案馆联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，保证归档案卷的质量；

3．做好文秘工作人员和专（兼）职档案员的工作，提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。

（二）专（兼）职档案员职责

1．坚持平时收集整理，根据本部门不同种类文件材料形成的特征，拟定其归档文件目录，合理分类存放，便于利用和归档；

2．负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统；

3．归档文件做到组件合理，编写页号准确，归档文件目录填写清楚；

4．主动接受档案馆的业务指导和督促检查，按规定时间向档案馆移交档案；

5．积极参加业务学习与培训，不断提高档案工作管理水平；

6．注意文件材料的安全保管及保密工作。