为提高基本建设档案（以下简称基建）档案工作的质量和管理水平，充分发挥基建档案在建筑物改造、维修等方面的作用，并为考核基建档案工作提供依据，依据《北京师范大学档案管理办法》制定本细则。

一、基建档案工作的基本原则

（一）凡在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、图象及声像等载体材料，均属基建类档案。

（二）基建档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。

（三）基建档案工作要纳入管理制度和基建人员职责范围之中，做到：工程一开始，要与“建立档案”工作同步进行；工程建设过程中，要与“竣工材料的积累、整编、审定”工作同步进行；工程竣工验收时，要与“提交一整套合格的竣工资料、竣工图的验收”同步进行。

（四）基建部门要明确一名分管档案工作的负责人和配备相应的专（兼）职档案员。从基建经费中拨出一定数额用于基建档案工作经费。

（五）努力实现基建档案工作从经验管理向科学管理的转变，并不断采取先进管理技术手段，逐步实现现代化管理。

二、归档范围

（一）归档范围的确定原则

1．归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学校当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2．归档的基建文件材料必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。

3．归档的文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，与实物完全一致并具有成套性。

（二）归档的主要内容和重点

1．归档的主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面。

2．归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。

（三）不归档的文件

1．上级机关有关基建的普发性（非专指高校）、不办的文件；

2．正式施工前的草图，未定型图纸；

3．重份文件和重份图纸；

4．无查考价值的临时性、事务性文件。

三、归档流程

（一）形成积累

1．学校基建部门负责基建文件材料的形成、积累、归档工作。在布置基建项目工作的同时布置形成、积累基建文件材料的任务。

2．基建项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理，竣工时由总承包单位向学校基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。

3．基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料，交学校基建部门汇总、整理。

4．档案馆要随时了解大型基建项目主要的工程进度，督促基建部门做好基建文件材料的积累工作。

5．基建部门要严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好文件形成的质量关。

6．基建部门要检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一，要与它所反映的对象一致，能揭示其性质与特征。

7．工程建设过程中使用的工程文件材料不允许随便更改。如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。

8．工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制整理、审核、交接、验收做出规定，做好施工记录、交工验收记录和签证等，编制好竣工图。

9．归档的文件材料要求格式统一，字迹工整，图表清晰；底图格式必须按国家制图标准绘制完成；蓝图规格必须符合国家标准，字、图清晰、用纸优良；所有竣工图均应按国家标准加盖竣工章。

10．凡是重要和经常使用的文件材料要有副本，其它文件材料一般归档一份。

11．学校基建部门要定期检查、绘制本校的总平面图以及水电、气、通讯等管网图。

（二）整理组卷

1．基建项目结束（含最终完成、阶段完成），基建部门分管基建档案工作的负责人，组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作。

2．根据基建文件材料的形成规律，按保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。

3．文字材料的排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。图纸按图的类别序号排列（即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图）。

4．拆除卷内金属物，对破损的材料进行修补。

5．基建文件材料采用卷皮、卷盒（装）方式保管。蓝图大于卷盒的，以手风琴式折叠成四号图纸的规格，底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订，透明底图必须用缝纫机打图边。

6．无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的上角，蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件，以件为单位，在每件文件材料的右上角加盖单位章、档号章，并逐一填写。

7．填写卷内目录和备考表。

8．草拟案卷封面各栏目，经档案馆审查后填写案卷封面。

9．工程技术人员填写归档说明，交基建部门分管档案工作负责人审查后，放在第一卷的卷内目录之后。

（三）归档验收

1．基建项目在验收前，档案馆对准备归档的基建文件材料进行预验收，出具证明，否则不能组织工程竣工验收。

2．学校档案馆应是工程竣工小组成员，会同学校基建部门负责基建文件材料的验收工作。

3．基建项目在验收后两个月内归档。在完成整理组卷的第6项工作后，请档案馆进行预立卷检查，检查合格后再完成后续工作。

4．填写基建档案资料移交目录，一式两份，连同案卷经档案馆验收无误后，交接双方在移交目录上签字，各执一份存查。

5．学校基建部门应从基建总投资中拟留5%，作为基建档案保证金，待基建档案材料归档验收合格后发还。

四、基建档案工作责任制

（一）基建部门分管档案工作领导职责

1．把基建档案工作全面纳入基建管理工作之中，制定和健全基建档案管理制度，并监督各部门执行；

2．定期检查，做到各工程项目形成积累基建文件材料与基建进展同步；

3．项目结束后，组织收齐基建档案，审查归档质量是否符合完整、系统、准确的要求；

4．对本部门专（兼）职档案员提出具体要求，并帮助他们解决工作中的实际困难。

（二）基建部门专（兼）职档案员职责

1．负责基建文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作，保证文件材料的完整、系统、准确的要求；

2．根据文件材料不同种类的特征，合理分类存放，便于平时利用和立卷归档；

3．归档案卷要组卷合理，编写页号准确，卷内目录、备考表、案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要；

4．接受档案馆业务指导和督促检查，按规定时间向档案馆归档。