师校发〔2009〕1号    2009年1月4日

第一条 为加强学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，充分发挥档案的作用，为学校及社会各界服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及教育部、国家档案局联合公布的《高等学校档案管理办法》（第27号令）等法规，结合学校实际，制订本办法。

第二条 本办法所称档案，是指学校教学、科研、管理等活动中直接形成的对学校、社会及个人具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 档案是学校不可再生的宝贵财富，是记录学校工作发展的重要依据，学校所有单位和个人都应遵照《中华人民共和国档案法》承担保护和移交档案的义务。

第四条 档案工作是学校重要的基础性工作，也是反映和衡量学校管理水平的重要标志之一。各单位都要重视档案工作，保证档案工作依法开展。

第五条 档案馆是保存和利用学校档案的专门机构，其基本职责是：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划全校档案工作；

（二）拟订并贯彻落实学校关于档案工作的规章制度，对各单位档案工作进行监督、指导和检查，履行依法治档职责；

（三）负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管全校各类档案及有关资料；

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作；

（七）开展档案工作人员的业务培训；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（九）开展档案学术研究和交流活动。

第六条 学校各单位的基本职责：

（一）各单位领导班子中要确定一名领导分管档案工作，建立健全档案管理制度；确立一名专职或兼职档案员负责具体的档案工作；

（二）贯彻执行《北京师范大学档案管理办法》及其它档案工作文件；

（三）开展档案宣传工作，提高师生员工的档案意识；

（四）按时移交档案，做到立卷规范，归档材料齐全、完整。

第七条 如有需要，学校二级单位可以设置档案分馆，由本单位领导并接受档案馆业务指导。档案分馆负责本单位的档案收集、整理、保管、利用工作，定期向档案馆移交档案。档案分馆配备专职或兼职档案员。

第八条 档案工作人员要遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和现代化管理技能。

第九条 对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，按照法律法规的有关规定予以补助；采取有效的防护措施，防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇。

第十条 建立档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作。

第十一条 各单位对纸质、电子以及照（胶）片、录像（录音）带等各种载体的档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：

（一）党政管理类：主要包括学校党政、工会、共青团、民主党派等组织在工作中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料；学校的各种会议文件、会议记录及纪要、上级机关有关学校管理的文件材料。具体归档范围按照《北京师范大学档案管理细则》执行。

（二）教学类：主要包括教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。具体归档范围按照《北京师范大学教学档案管理细则》执行。

（三）科研类：主要包括科研管理和科学研究实践活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。具体归档范围按照《北京师范大学科研档案管理细则》执行。

（四）基本建设类：主要包括基本建设管理和基本建设工程项目活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。具体归档范围按照《北京师范大学基本建设档案管理细则》执行。

（五）仪器设备类：主要包括各种精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)全套随机技术以及在接收、使用、维修和改进工作中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。具体归档范围按照《北京师范大学仪器设备管理细则》执行。

（六）外事类：主要包括外事管理和各类外事活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。具体归档范围按照《北京师范大学外事档案管理细则》执行。

（七）产品生产类：主要包括学校自行研制、试制产品以及在生产、经营、销售活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。具体归档范围按照《北京师范大学产品档案管理细则》执行。

（八）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及出版集团出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。具体归档范围按照《北京师范大学出版物档案管理细则》执行。

（九）财会类：主要包括财会管理和财会活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。具体归档范围按照《北京师范大学财会档案管理细则》执行。

（十）人事档案类：主要包括教职工人事档案和学生人事档案。具体归档范围按照《北京师范大学教职工人事档案材料收集归档细则》和《北京师范大学学生档案管理细则》执行。

（十一）声像类：主要包括学校各项活动中形成的以及与本校有关的具有保存价值的录音、录像、照片、光盘等声像材料。具体归档范围按照《北京师范大学声像档案管理细则》执行。

（十二）人物类：主要包括历任校领导、院士、资深教授及在教学、科研、管理等活动中对学校发展有重要影响的个人等人物情况的文件材料。对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理。具体归档范围按照《北京师范大学人物档案管理细则》执行。

（十三）实物类：主要包括在教学、科研、管理等各项活动中产生的具有保存价值的物品。具体归档范围按照《北京师范大学实物档案管理细则》执行。

第十二条 学校建立预立卷制度。实行由档案材料形成部门、课题组立卷的归档制度，保证案卷质量。

第十三条 各单位档案工作人员按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录、备考表、案卷封面，交本单位档案工作负责人检查合格审核签字，移交档案馆。

第十四条 归档的文件材料要符合有关规范和标准。原则上要求是原件，具有凭证作用的文件材料须加盖印章电子文件的归档要求按照《北京师范大学电子文件归档与电子档案管理办法》执行。

第十五条 档案材料归档时间：

学校各单位档案在次学年6月底前归档；科研类档案在项目完成后两个月内归档；基建类档案在项目完成后三个月内归档。

第十六条 按照《北京师范大学文件材料归档范围和保管期限表》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案进行鉴定并登记造册，经有关部门核准后，报校长批准，按规定予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第十七条 馆藏档案要采取先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，要及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案要及时数字化，加工成电子档案保管。

第十八条 由几个单位合作完成的工作或项目，由主办单位将一套完整的文件材料立卷归档，协作单位保存与自己承担任务有关的档案并将复制件送交档案馆保存。学校与其他单位分工协作完成的项目，交档案馆保存整套档案。

第十九条 对馆藏档案和资料要定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，第一时间向校长报告，及时处理。加强档案库房的技术管理工作，建立、健全有关规章制度，并有专人负责。

第二十条 认真执行档案统计年报表制度，按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第二十一条 按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，任何组织或者个人无权公布学校档案。

第二十二条 持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

第二十三条 查阅、摘录、复制未开放的档案，须经档案馆负责人批准。涉及未公开的专业技术问题，须经档案形成单位或者本人同意，必要时报请主管领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，须经学校保密工作部门批准。

第二十四条 利用重要、珍贵的档案，一般不提供原件。如有特殊需要，须经学校主管领导或档案馆负责人批准。

第二十五条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。档案用于公益目的的，不收取费用；用于个人或者商业目的的，按照有关规定合理收费。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，可无偿和优先提供。

第二十六条 积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，须经档案形成单位同意，并报请校长批准。

第二十七条 采取多种形式，积极开展档案宣传工作。

第二十八条 加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与数字化校园建设同步进行。数字档案馆是学校数字校园建设的重要组成部分。

第二十九条 档案库房的建设要符合档案管理的要求并适应学校档案工作发展的需要。

第三十条 对在档案工作中做出贡献的单位或者个人，学校给予表彰与奖励。

第三十一条 有下列行为之一的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档、拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第三十二条 各单位可根据本办法制订实施细则。本办法由档案馆负责解释。

本办法自2009年1月1日起施行。