声像档案是我校档案的一个组成部分，它具有客观性、形象性、科学性的特点，能生动、形象地再现我校教学、科研等各项工作及活动，真实地记录我校的面貌，具有查考、凭证作用。为了提高我校声像载体档案工作的质量和管理水平，充分发挥声像档案的作用，有效地为学校各项工作服务，依据《北京师范大学档案管理办法》制定本细则。

一、基本原则

（一）凡反映我校各项活动及历史发展过程，具有保存价值的照片、录音、录像带、光盘、幻灯片等及其相配套的文字材料均属声像档案，声像档案能够直观、形象、生动地反映学校历史，是重要的门类档案。

（二）声像档案必须实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。

（三）声像档案工作必须纳入党政、教学、科研等有关管理部门的管理制度中，实行制作工作和建档工作同步管理，即制作人员接受任务与接收声像材料的归档要求同步。

（四）要努力实现声像档案工作从经验管理向科学管理的转变，并不断采取先进的管理技术手段，逐步实现现代化管理。

二、归档范围

（一）确定的原则

1．归档的学校各项活动中形成的或校外单位形成的与本校有关的声像载体材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2．归档的声像载体必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3．归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特征。

（二）归档的主要内容和重点

1．归档的主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体材料三个方面，尤其是声像载体材料的原件。

2．归档的重点是本校各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件，主要包括：

（1）我校重大活动：

①重要会议：历届党代会、职代会、工代会、妇代会、团代会、学代会及有关党政方面的重要会议。

②重大活动：校庆、教师节、展览、重大纪念日、庆祝日、选举人民代表、重要机构建立、英模报告会以及党、政、工、团、民主党派、群众团体的重大活动。

③政治活动。

④领导视察、接见、题字、题词。

⑤外事活动：国外来访、出访、授予名誉学位、客座教授仪式及与我校有关的国际性学术会议、纪念活动和学术交流活动。

⑥捐赠。

（2）人物照片：各届校级领导、院士、博士生导师、教学骨干、优秀学生、优秀员工、毕业、结业合影。

（3）重大成果：科研成果论证、鉴定会、获奖科研项目。

（4）日常工作：新生入学、毕业、教学活动、评估及表彰、总务后勤、安全保卫工作。

（5）文体活动。

（6）重大事故。

（7）校园风光，重要设施。

（8）其他具有保存价值的照片、录音、录像等。

（三）不归档的声像材料

1．不能反映本校工作、活动的声像材料；

2．音响、画面严重失真、内容残缺无使用价值的声像材料；

3．重份声像材料。

三、归档流程

（一）形成积累

1．凡能形成声像档案的部门，均为归档部门。

2．声像项目负责人、编导和其他制作人员，要按分工认真做好制作记录，整个工作结束后，按归档要求向本单位专（兼）职档案员移送全套案本。

3．部门专（兼）职档案员对收集上来的声像载体材料，按规定程序进行系统整理后向档案馆移交。

（二）整理归档

1．综合管理材料，由新闻中心整理归档；制作项目文件材料和声像制品，由制作项目单位或个人整理归档；两个以上单位共同制作的，由主办单位整理归档。

2．归档的声像材料要完整、准确、系统、配套，音响、画面清楚，保证声像档案的归档质量。

3．照片必须连同底片一起归档，并附有文字说明，包括内容、时间、地点、人物和制作者等。其它载体形式声像档案也要附有文字说明，包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、制作单位和人员等。

4．归档的声像材料要以事件、活动、问题为单位进行整理。对同一载体有多项内容的，要按主题内容顺序逐一标明；对同一内容、多载体合成的档案，要附参见说明。

（三）归档验收

声像材料形成部门在归档前须经档案馆检查验收，验收合格后办理移交手续，填写移交目录一式两份，各执一份备查。

（四）档案管理

1．编号

档案馆对接收的声像档案按要求分类编号。

2．编目

档案馆对接收的声像档案在装具脊背上填写档号，登录声像档案目录并编制各种分类目录、专题目录以便查询。

3．排架

档案馆按照不同类型、不同规格声像载体分别编制的档号排架。

4．保管

（1）声像档案库房应做到恒温、恒湿、清洁，温度保持在13℃～21℃，昼夜波动幅度为±3℃；相对湿度应保持在35%～45%，最高不应超过60%，昼夜波动幅度为±5%为宜，要有专用设备和必要的保护措施。

（2）照片、底片要定期进行检查，有发黄、发霉、变质等现象，要及时进行清洗和技术处理。

（3）录音、录像带使用完毕后应及时倒带，并马上入盒，以防止污染。要定期进行检查，如发现变形、断裂、磁粉脱落等现象，应及时补救。需长期、永久保管的声像资料，在保管一定时间后，应转录复制。

四、归档要求

（一）归档部门应设有领导和兼职人员负责此项工作，纳入我校党政、教学、科研、外事等有关部门的管理制度中，与各项管理工作紧密结合，实行制作工作与建档工作同步管理，随时做好声像材料的收集、积累、整理工作。

（二）声像归档的材料要完整、准确、画面清晰、保证归档质量。

（三）照片连同底片一起归档，并附有文字说明，包括：时间、地点、活动内容、主要人物以及摄制制作者，其他载体形式声像档案也要附以文字说明。

（四）声像材料形成部门应按档案馆的规定时间（每年6月底前）按时归档。归档时填写归档文件目录一式二份。

五、提供利用

利用档案必须按照要求在网上办事大厅提交申请。

六、岗位责任

（一）学校声像档案形成部门负责人职责

1．制定本单位声像档案工作的规划和制度，并组织实施。

2．对学校各部门声像档案的形成、积累、整理、归档工作进行检查、督促，确保声像档案材料的完整、准确，并能及时向档案馆移交。

（二）各级声像部门科技人员职责

1．各级声像工作部门及负责声像工作的科技人员在每项工作完成后，立即将声像材料和文字说明整理好，向档案人员归档。

2．填好声像材料归档的有关表格，办理移交手续。

（三）声像档案形成部门专（兼）职档案员职责

1．在部门负责人领导下，监督、指导、协助科技人员做好声像档案的平时积累工作，接收本部门科技人员交来的声像材料，并检查是否完整、准确、系统。

2．将已收集的声像档案及时向档案馆移交。