为了提高学校外事类档案（以下简称外事档案）的质量和管理水平，充分发挥外事档案在学校对外交流、教学、科研活动中的作用，并为考核外事档案工作提供依据，依据《北京师范大学档案管理办法》，制定本细则。

一、外事档案工作的基本原则

（一）学校在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属外事档案。

（二）外事档案必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。

（三）外事档案工作必须纳入学校外事工作计划、管理制度之中，落实到学校有关部门外事人员的职责范围，做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。

（四）外事部门要有一位领导分管外事档案工作，由本部门专（兼）职档案员负责收集、积累、归档。

（五）努力实现外事档案的科学化管理，大力开发信息资源，为学校教学、科研、人才交流服务。

二、归档范围

（一）归档范围确定的原则

1．归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2．归档的外事文件材料，必须反映外事管理、外事活动的全过程，保证其完整、准确、系统。

3．归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现涉外工作的职能和特点。

（二）归档的主要内容和重点

1．归档的主要内容包括综合管理，出国（境）、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面。

2．归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。

3．本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品，可采取不同方式归档，或存复印、影印件；外国赠送学校的纪念品、礼品，有保存意义的，应归档，不宜长期保存的可存影印件和清单。

（三）不归档的材料

1．上级关于外事工作普发的（非专指高校）、不办的文件；

2．未定稿的各种文件；

3．未生效的合同、协议书；

4．无查考利用价值的一般性、临时性文件；

5．重份文件，校内各单位发来的文件；

6．与校外单位交换来的材料。

以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。

三、外事文件材料的部门整理归档流程

（一）形成积累

学校外事管理部门是学校外事管理、涉外教学、科研文件的归口部门，在来校、出国（境）、国际合作、国际会议活动结束后，负责将有关单位形成的各种外事文件材料收集、汇总、整理组卷，按规定向档案馆移交。

归档的外事文件材料，必须用黑色签字笔书写，字迹工整、图样清晰。

外事文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本。

凡出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，应在归国后将在国（境）外各项活动中形成的材料交给外事管理部门进行整理归档。

（二）立件

1．立件程序

按照归档时间要求由专（兼）职档案员按各部门《文件材料归档范围和保管期限表》将文件材料收齐，并依照如下程序对文件材料进行调整检查。

（1）检查文件成份。收集的文件材料是否准确、齐全完整，有无不需要归档的文件材料。

（2）检查文件材料的联系。依据归档文件目录检查文件材料是否存在归档不统一、相互混淆重复的现象。

（3）检查文件材料保管期限是否准确、一致。

2．组件

（1）件的构成

归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

（2）件内文件排序

归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

3．分类

归档文件采用“年度—机构—保管期限”进行分类。

（1）按年度分类

将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。

（2）按机构分类

根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件归入文件主办部门。

（3）按保管期限分类

将文件按划定的保管期限分类。

4．排列

（1）归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。

（2）同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。

（3）会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

5．修整

归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。

（1）归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

（2）对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

6．装订

归档文件一般以件为单位用无酸纸封套装订。

7．编页

归档文件一般以件为单位进行编页。

（1）页码逐页编制，文件中有图文的页面即为一页，分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

（2）文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。

8．编号

档号的结构为：全宗号—年度—机构代码—件号。

归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章，并填写相关内容（用黑色签字笔书写）。

图1 归档章样

（1）全宗号：珠海校区档案全宗号为“ZH02”。

（2）年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2022。

（3）机构代码：一般采用3位汉语拼音字母标识，如未来教育学院代码为“WJY”。

（4）保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。具体可参照各部门《文件材料归档范围及保管期限表》。

（5）件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。

（6）页数：单份文件的总页数。

9．编目

依据分类方案和件号顺序编制归档文件目录，目录设序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目（一律用计算机打印）。

表1 归档文件目录

（1）序号：按文件排列顺序采用阿拉伯数字编号。

（2）档号：结构为：全宗号—年度—机构代码—件号。

（3）文号：文件的发文字号。没有文号，不用标识。

（4）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

（5）题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。

（6）日期：文件的形成日期，以国际标准日期表示法标注年月日，如20230301。

（7）密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。

（8）页数：每一件归档文件的总页数，由各单位编写页号，文件中有图文的页面为一页，页号的位置在每面材料非装订线一侧的上角。

（9）备注：注释文件需说明的情况。

10．装盒

将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。

（1）文件归档后，由档案馆检查后编写盒号，将归档文件按件号顺序装入档案盒，填写档案盒封面、盒脊等项目。

（2）填写备考表。备考表由各单位填写，置于盒内文件之后。备考表的项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期（用黑色签字笔书写）。

（三）归档验收

1．归档文件整理检查

在完成归档文件整理工作后，各单位专（兼）职档案员应预先将“归档文件目录”发给档案馆工作人员检查。检查合格后，可办理移交；若检查不合格，则限期更正。

2．档案移交

各单位专（兼）职档案员负责向档案馆移交档案，包括所有归档文件、归档文件目录（纸质、电子各一份）、移交清单一式两份。

四、外事档案工作岗位责任制

（一）分管外事工作的校领导职责

1．组织学习贯彻《档案法》及有关档案工作的方针政策，把档案工作列入工作计划；

2．定期检查和研究外事档案工作中存在的实际问题。

（二）与外事活动有业务联系的各部门领导职责

1．重视和健全有关的管理制度，确保外事档案工作全面纳入本部门工作之中，并认真执行；

2．按本部门外事业务活动的程序、形式、积累收集外事文件材料。在工作结束后，将材料汇集、检查，送交外事管理部门。

（三）学校外事管理部门领导职责

1．制定和健全外事工作管理制度，确保外事文件材料的形成和积累，将外事档案工作纳入外事管理之中，并监督各部门执行；

2．指导本部门专(兼)职档案人员的工作，关心其工作条件的改善和工作素质的提高；

3．指导、监督外事活动的程序，将整个活动中形成积累的外事材料整理归档，按期向档案馆移交；

4．指导外事档案的鉴定工作。

（四）外事管理部门专（兼）职档案员职责

1．在部门负责人的领导下，做好外事档案材料的平时积累工作；

2．会同部门领导，检查与外事活动有关单位交来的外事文件材料是否完整、系统、准确，经检查合格后再办理移交手续；

3．将收集、积累的外事文件材料整理归档，做到组件合理，编目清楚，标题准确，并及时向档案馆移交；

4．完成档案馆委托办理的其他有关任务。