师校发〔2011〕32 号       2011年11月15日

为加强学校学生档案工作的科学化和规范化管理，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》(教育部、国家档案局2008年第27号令)、《北京师范大学档案管理办法》(师校发〔2009〕1号)及相关管理规定，制定本办法。

第一条 本办法所称的学生档案，是记述和反映学生个人经历、德才能绩等各方面情况，以个人为单位集中保存备查的真实的历史记录，是全面了解学生情况以及选拔、使用人才的重要依据。本办法适用于学校全日制高等教育的本科生和研究生。

第二条 档案馆人事档案室集中统一管理学校的学生档案，负责学生档案的收集、整理、鉴定、保管、利用和转递工作，加强对学生档案工作的业务指导和监督，定期进行档案业务培训。

第三条 学部、各院系所和相关部门应高度重视学生档案工作，要制定相应的管理制度，明确主管领导，保证具体工作人员的稳定性。并将学生档案工作纳入单位工作计划和相关人员的职责范围，定期进行检查总结。

第四条 学生档案的归档范围

（一）本科生档案的归档范围

1．入学档案材料：普通高等学校招生报名登记表、高考成绩单、考生体格检查表等报考材料；高中毕业生登记表或学籍表、高中成绩记录表；参加党团组织的材料以及其它有关重要材料等。

2．在校期间形成的档案材料：学生登记表、学籍变动申请表、军训考核登记表、年终综合考评登记表、奖学金申请表、三好学生、优秀干部、优秀党团员登记表和其它奖惩材料。

3．毕业档案材料：高等院校毕业生登记表、主(辅)修成绩表、毕业实习鉴定表、毕业论文评定表、获得学位的记录材料、体检表、教师资格认定申请表、贷款还款确认书、优秀毕业生登记表、毕业生就业通知书等其它材料。

（二）研究生档案的归档范围

1．入学档案材料：报考硕士(博士)研究生登记表、专家推荐书和入学前形成的档案材料，其中定向、委培、在职研究生入学前的档案可不转入我校。

2．在校期间形成的档案材料：学籍变动、奖惩、加入党团组织的材料等。

3．毕业档案材料：研究生学籍表、成绩表、毕业生登记表、学位审批材料、 教师资格认定申请表、贷款还款确认书、毕业研究生就业通知书等。

第五条 学生档案的归档要求

教务处、本科生工作处（部）、研究生院和研究生工作处（部）应在新学年开始两周内向档案馆提供新生电子信息数据库和新生名册。

1．入学档案材料的归档：新生档案由学部、各院系所负责接收。档案人员要根据归档范围认真审核，对于必须归档而又短缺的材料要做好记录并及时书面通知原单位或由其本人催要。各单位应于每年11月30日前，将新生档案移交到档案馆。

2．在校档案材料的归档：在校期间形成的学籍、奖惩、党团等档案材料，应随时归档。

3．毕业档案材料的归档：毕业材料应在每年6月30日前移交到档案馆。

4．学部、各院系所、各单位向档案馆移交的归档材料必须是已经办理完毕的正式文件材料。材料内容必须真实，齐全完整，文字清晰，要有形成材料的单位和时间。凡规定由组织审查的材料，必须有组织审核意见，领导签字，加盖单位公章；个人的文字材料必须有本人签名。

5．学生档案材料的载体统一使用A4规格的办公用纸，材料左边应留有20-25毫米装订边，手工书写时应使用黑色或蓝黑墨水的笔。材料内容有更改的地方，在更改处要有经办人的签名并加盖单位公章。

6．所有归档材料在向档案馆移交时，应由负责学生档案工作的老师按照归档材料清单认真核对，准确填写，亲自与档案馆接收人当面点清，双方签字盖章。移交清单一式两份，档案馆和归档单位各保存一份。

7．退学、出国、肄业等学生在办理学籍变更手续前已形成的档案材料，所在院系所要在学生离校前及时将其档案材料移交档案馆。

新生档案袋由档案馆统一制作。学部、各院系所应在归档前及时到档案馆领取贴有学号和姓名标签的档案袋。

第六条 学生档案的利用

1．因工作需要或组织发展查（借）阅学生档案，须携带相关单位出具的介绍信，未经批准，不得借出。学生不得查阅本人档案，开具证明、复印成绩单，须出示学生证（卡）等本人有效证件。

2．查（借）阅学生档案，必须严格遵守保密制度和查（借）阅规定。借出档案应妥善保管，按时归还，不得转借他人。档案内容应严格保密，阅档时不允许无关人员翻阅，不得在案卷内涂抹、勾画及乱加批注。卷内材料不得更改、替换，未经同意不得复制。

第七条 学生档案的转递

1．毕业学生的档案转递，由学生就业指导中心提供就业信息数据库和就业表。其信息内容包括：姓名、学号、院系所及专业、就业单位、上级主管单位、档案转递地址、邮政编码、单位联系电话等相关信息。档案馆根据就业信息打印转递档案材料通知单和转递档案地址，并通过机要及时转递；对于没有建立机要关系的学生就业单位，档案馆可派专人投送或通知用人单位取走，取档时必须携带用人单位开具的介绍信。

2．申请退学和开除学籍的学生档案，由本科生工作部（处）或研究生院在学生本人办理完离校手续后书面通知档案馆其档案转递地址，由档案馆按照有关规定及时转递。

第八条 未就业和延期毕业学生档案的管理

对已经毕业而未就业和延期毕业的学生名单，学生就业指导中心、本科生工作部（处）、研究生院应及时送交档案馆，经核对无误后，档案馆应按照国家和学校的有关规定做好档案的转移与管理工作。

第九条 遗留学生档案的管理

对于因出国留学等各种原因遗留在学校的学生档案的管理，参照相关管理办法执行。

第十条 本办法由学校档案馆负责解释，自公布之日起施行。