学校档案是学校在教学、科研、管理等各项工作中产生的具有保存价值的历史记录，具有重要的凭证和参考作用。对于工作中产生的各类档案材料应及时归档，若材料归档不全，将无据可查，给今后的工作造成很大的影响。为了加强档案的收集工作，提高归档率、归全率，特做如下规定：

一、各单位要明确一名领导分管档案工作，把档案工作纳入单位的议事日程，纳入规章制度和岗位职责。分管档案工作的领导及工作人员要掌握本单位归档范围，及时检查督促，确保应归档材料的齐全完整。

二、处级以上单位每年的工作计划、工作总结、决议、决定、制度、办法等必须形成书面文字材料。工作计划、工作总结交学校主管部门。各种重要会议必须做会议记录或录音，并统一使用学校印制的会议记录纸，填好记录封面的项目。

三、学校党政负责人要提高认识,高度重视文件材料的完整保存和及时归档，以免重要文件材料缺失。

四、在学校各类重大活动和对外交往中，所有题词、赠品等实物档案都应登记造册，由专人保管，并及时移交档案馆保存。

五、科研课题负责人应切实履行主持立卷归档的职责，特别要检查研究过程中形成的实验记录、实验数据、计算程序、设计图纸、工艺流程、照片、底片等依据性材料。若归档材料不齐全，将影响科研课题的成果申报和评定。

六、档案工作是衡量学校及各单位管理水平的重要标志之一，应把档案工作列入考核各单位管理工作的重要内容之一。