档案馆是永久保存我校档案的文化事业机构，档案工作的最终目的是充分发挥档案的作用，为学校各项工作服务，为社会服务。为了使档案利用工作更加规范化，根据《北京师范大学档案管理办法》制定本办法。

一、总则

（一）档案的利用是指对档案的阅览、复制、摘录及开具档案性证明材料。

（二）依据《中华人民共和国档案法》，由档案馆复制的档案复制品以及出具的档案性证明材料在国内外均具有法律效力。

（三）为减少办事环节，提高工作效率，方便档案利用者，树立良好服务形象，我校凡属依据档案记载出具的档案证明材料均由档案馆统一办理。

（四）档案馆要不断增强服务意识，提高服务质量，使档案馆成为档案服务的精神文明窗口。

二、档案的利用与开放

（一）档案馆按照有关规定向全校和社会开放档案。开放档案的范围由档案馆与档案形成单位共同确定并报领导批准。

（二）本校利用档案

1．校内各单位查借阅档案，必须按照要求在网上办事大厅提交申请。填写表单时，须在附件栏上传已签字盖章的《查阅档案介绍信》扫描件，选择对应的利用方式，并写明利用内容和用途。申请获得批准后，申请者本人携带相关材料到档案馆办理利用登记手续，方可在查阅室进行查档。

2．校内各单位查阅学生档案，按《北京师范大学学生档案管理办法》中的有关规定执行。

（三）社会利用档案

1．凡持有合法证明的机关、团体、企事业单位和其他组织以及个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可利用属于开放范围的档案。

2．港澳和台湾同胞、海外华侨利用档案，须经有关主管部门介绍。

3．外国机关或个人要求利用档案，应按国家有关规定办理。

（四）委托利用档案

委托他人代办证明材料，被委托人需持本人及委托人合法证件（或证件复印件）方能办理。

三、档案利用保护

（一）库藏档案原则上不外借。校内单位如因工作需要必须外借档案的，借期不得超过五个工作日，且必须按照要求在网上办事大厅提交申请。填写表单时，须在附件栏上传已签字盖章的《借出档案介绍信》扫描件，利用方式选择“借出”，并写明利用内容和用途。申请获得批准后，申请者本人携带相关材料到档案馆办理外借手续。外借期间，申请者须确保档案的安全和完整，并在规定期限内到档案馆归还档案。

（二）查借阅档案要严格遵守保密规定，爱护档案。不准涂改、圈划、污损、拆剪、抽页、转借，不得遗失和泄密。违者，将依据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》的有关条款给予处理。

（三）查借阅档案者，均须在阅览室等候，不得随意进入库房。

四、档案利用编研

档案馆要利用馆藏档案资料积极开展编研工作，综合学校工作需要编制各种资料，主动为学校各项工作服务。

五、档案利用宣传

档案馆要通过举办档案展览、校刊、广播等形式开展档案利用宣传活动，宣传档案信息资源在信息时代的作用，提高师生员工利用档案的意识。