为了加强对电子文件和电子档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用学校档案，根据国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》、《高等学校档案管理办法》及《北京师范大学档案管理办法》，制定本办法。

一、总则

（一）对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由学校统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。

（二）电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案馆要进行指导与监督。

（三）电子文件的管理由档案馆负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。

（四）电子文件形成部门应明确归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。

（五）为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

（六）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

（七）具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

二、规范性引用文件

参见GB/T 18894-2016 《电子文件归档与电子档案管理规范》。

三、术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

（一）电子文件：指学校各项工作中在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

电子文件的类型：

1. 文本文件：指使用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。文档一体化管理时，电子文件形成部门应该注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。归档时应重点移交正式电子文件。文字型电子文件以Office格式为通用格式。

2. 图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。对用扫描仪等设备获得的采用非通用格式的图像电子文件，文书部门在向档案馆归档时，应通过转换中心，将其转化为PDF格式。例如：学校或各单位在举行重大活动中形成的人物或实物照片；举办展览或出版的画册用计算机排版定稿后的电子版本。

3. 图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图工具获得的静态图形文件。归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，不要遗漏相关软件及各种数据信息，对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，在收集时应注明其软件环境和相关数据。例如：学校建筑基建图纸的CAD文件及本校教师形成的各种工程设计、建筑设计、城市规划设计或产品设计图纸的CAD文件，也应通过转换中心，将其转化为PDF格式。

4. 影像文件：指用数码摄相机、视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件。对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，对其非通用格式的压缩算法和相关软件应同时收集。通用格式定为MPEG、AVI等。例如：学校新闻中心摄录的并已数字化的全校重大活动录像及校内新闻盘片；各单位形成的有保存价值的已数字化的录像盘片。

5. 声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，文书部门归档时应注意移交其属性标识和相关软件。通用格式为：WAV、MP3等。影像、声音等多媒体电子文件的归档范围主要包括：学校新闻中心摄录的并已数字化的全校重大活动录像及校内新闻盘片；各单位形成的有保存价值的已数字化的录音、录像盘片；各单位制作的教学用多媒体课件；各单位制作的有保存价值的宣传用多媒体演示系统、文稿等，各种人物事迹、专题事件或教学科研成果介绍等多媒体演示系统。

6. 超媒体链接文件：指用计算机超媒体链接技术制作的文件。例如：学校和各单位制作的网页上属于纸质档案归档范围的网页内容全文、报表及数据库，网上远程教学用的课件等。

7. 数据库文件：指用计算机硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。通用格式为：DBF、XLS等。

8. 计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件等。

（二）归档电子文件：指具有参考价值并作为档案保存的电子文件。

（三）背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

（四）元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

（五）电子文件的逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案馆移交的过程。

（六）电子文件的物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案馆移交的过程。

（七）电子文件的真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

（八）电子文件的完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

（九）电子文件的有效性：指电子文件应具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

（十）捕获：指对电子文件进行实时收集和存储的方法与过程。

（十一）迁移：指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。

四、电子文件的真实性、完整性和有效性保证

（一) 应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。

（二）应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。

（三) 应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。

（四）应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。

（五) 电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等。

五、电子文件的收集与积累

（一）收集范围

电子文件的收集范围参见《归档范围和保管期限表》。

（二）收集、积累要求

1．记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

2．保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间相互建立准确、可靠的标识关系。

3．在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。

4．用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。

5．用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

6．用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

7．用视频或多媒体设备获得的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

8．用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

9．用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。

10．通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。

11．计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

（三）收集、积累方法

1．及时按照要求制作电子文件备份。

2．每份电子文件均需在《电子文件登记表》中登记。

3．电子文件登记表应与电子文件的备份同时保存。

4．电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并随有纸张打印件。

5．电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I—图象文件；G—图形文件；V—影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。

六、电子文件的整理

（一）电子文件的整理按DA/T22《归档文件整理规则》规定的要求进行。

（二）电子文件整理原则上以一份电子文件作为一件进行整理。

（三）同一全宗内的电子文件按照年度－保管期限－机构进行分类。

（四）电子文件应按《档案著录规则》著录，并制成机读目录和纸质目录。

七、电子文件的归档

应定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。

（一）归档时间

逻辑归档要实时进行，物理归档应定期完成。

（二）检测

在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。

（三）归档前的鉴定

电子文件的归档鉴定工作，需参照国家关于文件的现行有关规定执行，鉴定结果应在电子文件的机读目录上制作相应的标识。

1．有效性和完整性鉴定。归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

2．保管期限的划分。电子文件保管期限的划分，参照国家关于文件的现行有关规定执行。

（四）归档要求

1．把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性好的载体上，至少一式两套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第三套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。

2．本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软盘作为归档电子文件长期保存的载体。

3．存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境。

4．将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。

5．需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上，如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。

6．原电子文件数据载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。

7．在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。

八、电子档案的移交与保管

电子文件归档后按有关规定移交至档案馆，作为电子档案进行保管。

（一）检验

1．档案馆应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法，样本数不少于总数的20%，合格率应达到100%。

2．检验项目

（1）载体有无划痕，是否清洁。

（2）有无病毒。

（3）核实电子档案的完整性和有效性检验及审核手续。

（4）核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。

（5）对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

3．将检验结果填入电子档案入库登记表。检验不合格的，应退回形成单位，重新制作。

（二）移交手续

验收合格后，档案馆在电子档案入库登记表上签字盖章。一式两份，一份交电子文件形成单位，一份自存。

（三）保管要求

电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。

1．归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。

2．环境温度选定范围：光盘17℃～20℃，磁性载体15℃～27℃；相对湿度选定范围：光盘20％～50％，磁性载体40％～60％。

3．存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。

4．电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件。

（四）有效性保证

1．每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案馆的设备更新情况进行一次检查登记。

2．设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。

3．对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10％，如发现问题，应及时采取恢复措施。

4．对磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

5．档案馆应定期将检验结果填入相应登记表并永久保存。

（五）迁移

随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作，填写相应登记表并永久保存。

（六）利用

1．电子档案的封存载体不得外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。

2．利用时使用拷贝件。

3．利用时要遵守保密规定。具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。

4．利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。

（七）电子档案的销毁鉴定

1．电子档案的销毁鉴定，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后实施。

3．非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。

（八）统计

档案馆应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

九、电子文件归档相关表格

（一）归档文件目录

（二）归档电子文件移交、接收检验登记表

十、附则

（一）本办法最终解释权归档案馆，档案馆负责本办法的修订完善。

（二）本办法自公布之日起施行。