为提高公文质量和工作效率，实现学校公文处理规范化、制度化，根据我校原有的公文处理规定，结合办公自动化系统的实际情况，特制定本办法。

一、适用范围

办公自动化系统适用于校内一般公文处理，涉及机密的事项，不通过办公自动化系统处理。

根据公文处理的流程和权限，用户可以利用好办公自动化系统的公文处理模块实现公文的拟稿、审核、批阅、签发、登记、传文和归档。

二、学校公文分类

（一）决定：适用于对学校重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位或人员，变更或撤销下级部门不适当的决定事项。

（二）公告：适用于对外宣布学校重大事项。

（三）通告：适用于公布校内外一定范围内应当遵守或者周知的事项。

（四）通知：适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，发布规章，传达要求下级单位办理、需要有关单位周知或者共同执行的事项，任命人员等。

（五）通报：适用于公布奖惩，传达重要精神或者情况。

（六）报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。

（七）请示：适用于向上级单位请求指示、批准。

（八）批复：适用于答复下级单位请示事项。

（九）意见：适用于对重大问题提出见解和处理办法。

（十）函：适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十一）会议纪要：适用于记载、传达会议等情况和议定事项。

三、行文规则

（一）呈文单位经拟稿、核稿后，由单位或部门主持工作的负责人签发。

（二）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，应逐级行文，不得越级请示和报告，不得直接送校领导个人。

（三）属于学校职能部门职权范围内的具体问题，成文单位应当直接签报职能部门处理。如需校领导签署意见，应由职能部门签报学校办公室。

（四）职能部门向校领导提交签报，应将签报发送学校办公室。

（五）涉及两个以上单位工作的公文，由主办单位会同有关单位负责同志核阅和签署意见。

（六）“请示”应一事一报；“报告”中不要夹带请示事项。

（七）以学校名义发出的公文，都应由学校领导签发。

（八）新建公文，需填公文信息，一般包括密级等级、紧急程度、标题、主送单位、主题词、抄报抄送单位等部分。正文内容要求情况确实、观点明确、文字简练。公文如有附件，应当在正文之下、成文日期之上加附件说明，标明附件顺序和名称。

四、公文归档

（一）公文办结后，有关单位要及时按照归档要求，分别做好电子公文和纸质公文的存档归档工作。

（二）需要归档的签报，一般由签报单位负责归档；不需要反馈给签报单位的签报，由签报办结单位负责归档。以学校名义发布的文件，由学校办公室会同档案馆做好归档工作。

（三）所有归档的纸质签报必须加盖单位公章。由部门负责起草、以学校名义发布的的发文稿，必须加盖学校公章。

五、应急措施

（一）办公自动化系统遇到下列情况，短时间不能恢复服务，启用应急措施，使用纸质公文：

1．系统程序错误；

2．服务器硬件故障；

3．因火灾、病毒、断电等导致网络不通畅；

4．其它特殊情况。

（二）启用应急措施，一般由学校办公室发出书面通知。

六、保障措施

（一）对流程设置、公文类型、公文格式等涉及到管理方面的问题由学校办公室负责协调。

（二）对界面显示、系统程序调漏、使用技术帮助等技术方面的问题由信息网络中心提供服务。