园区各单位：

为提升档案工作的科学化、规范化和信息化水平，提高查档效率和服务效能，目前档案馆完成了档案管理系统的建设及试运行工作，拟于2023年12月11日上线运行，现将有关事项通知如下：

一、系统概况

北京师范大学（珠海）综合档案管理系统，以法规标准体系为基础，以各项安全设计为保障，以先进应用体系为突破，为档案管理数字化的长远发展打下良好基础。

综合档案管理系统目前已正式上线投入运行，用户可以通过统一身份认证进行系统登录。在浏览器中输入网址“https://da.bnuzh.edu.cn/”，按下回车键，跳转到统一身份认证页面。用户需要输入统一身份认证的用户名和密码，然后点击“立即登录”按钮进行登录。

二、账号管理与职责

综合档案管理系统用户实行角色权限管理，采用学校统一认证模式登录。登陆后用户可在系统中进行相关操作，用户的角色权限可在权限管理中设置。

（一）系统管理员

系统管理员为综合档案管理系统最高管理员，可对系统内权限管理、系统管理、系统初始化、档案管理等相关权限进行分配、控制、维护。

（二）系统管理员主要工作职责

1.结合实际设立档案类目，完善档案档案分类架构。

2.结合工作需要，配置本系统内各单位用户角色权限。

3.对各部门人员提交的档案信息进行电子审核、实物移交审核以及入库操作。

4.指导各单位人员进行档案录入操作。

5.对系统内已归档的档案信息进行日常维护及管理。

（三）各部门著录员主要工作职责

1.负责系统内各单位档案信息著录及提交。

2.完成系统内档案的修改以及移交工作。

三、系统应用

各单位应积极推进综合档案管理系统在档案管理工作中的实际应用。

综合档案管理系统主要分为应用端和管理端，应用端主要为档案著录员访问端口，管理端为系统管理员访问端口。

（一）管理端

管理端主要为系统管理员访问，负责系统的日常维护及管理，管理端包含归档管理、档案管理、档案利用、系统初始化、权限管理、档案应用等。

1.归档管理：归档管理主要负责收集各单位的档案信息，并由管理员进行审核，完成档案的电子、实物移交审核以及入库操作。

2.档案管理：档案管理主要是对已入库的档案进行管理，整体由管理员负责，完成档案的日常维护以及管理。

3.档案利用：档案利用为管理员审核页面，负责对发起利用申请的用户开放相应档案权限。

4.系统初始化：系统初始化为系统初始操作，负责对系统内全宗、类目等进行初始化维护操作。

5.权限管理：主要实现对档案业务人员使用系统的权限的分配及档案利用人员对档案的利用的权限的有效控制。同时系统提供了完备的用户组织结构管理方式，对于各单位可以按照用户组的方式进行权限设置。

6.档案应用：主要实现档案的应用，可对档案进行检索、查看等相关操作。

（二）应用端

应用端为著录员访问端口，主要负责完成系统内档案著录、检索利用。应用端包含档案著录、档案检索、我的申请。

1.档案著录：根据各种档案类型的文件归档范围，收集各部门产生的归档文件。根据文件的来源特征，用户可选择在线采集、离线采集等方式对数据进行著录。

2.档案检索：支持通用、专业两种模式检索。在专业模式下户可选择档案类型，然后根据检索内容进行精确或模糊查询。用户可通过“标签”的形式对档案进行快速分类检索，系统支持文件内容的全文检索

3.我的申请：用户在此处查看发出的利用申请，并根据用户开放权限进行相应操作。

四、其他事项

1.档案馆已为各单位兼职档案员开通了著录权限，请各单位兼职档案员参考《一体化综合档案管理系统使用手册（兼职档案员）》对系统进行操作。

2.欢迎各单位反馈修改建议，档案馆将根据系统运行情况及反馈建议持续对系统进行完善优化。

联系人：胡颀，3683738。

附件：一体化综合档案管理系统使用手册（兼职档案员）

档案馆

2023年12月11日