关于做好珠海校区2023级新生档案材料归档工作的通知
校区各有关单位：
学生档案是记录和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现，以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录，是关系学生发展和今后用人单位选拔考核人才的重要依据。为新生建立好个人档案，是学校的责任和义务，是学生事务管理工作中的一项重要工作。为切实做好2023级新生档案材料的归档工作，现将有关事项通知如下：
一、新生档案的接收
（一）自带档案
新生档案由原档案管理单位提供（提供档案的部门须用专用档案袋密封并加盖密封章），学生提取档案后本人携带到校（不可拆封），于开学报到时交给各学院、书院，各学院、书院在接收、登记和审核（与档案袋列明材料内容进行清点核对）后统一移交给校区档案馆。
（二）邮寄档案
新生档案材料由原档案管理单位通过中国邮政特快专递（EMS）高校学生人事档案专用通道邮寄至校区档案馆，校区档案馆负责接收登记并移交给各学院、书院，各学院、书院在整理、审核后统一移交给校区档案馆。
二、新生档案的收集范围
（一）本科生
1．高考招生材料：高考报名登记表、高考成绩单、高考体检表等报考材料。
2．高中学籍材料：高中毕业生登记表、学籍表、综合素质发展报告。
3．党团材料：入团志愿书、入党志愿书及相关材料。
4．新生入校期间形成的材料：学生登记表、公费师范生协议书。
5．第二学士学位学生除以上材料外，还需提交第一学士学位时期应有的档案材料：学生登记表、大学历年成绩表、本科生毕业论文评定表、党团材料及其他奖惩材料。
（二）硕士研究生
1．硕士研究生入学前档案材料：大学本科期间及以前阶段应有的档案材料。
2．有关硕士报考材料：报考攻读硕士研究生登记表、复试表等。
3．党团材料：入团志愿书、入党志愿书及相关材料。
三、新生档案的整理与归档
（一）领取新生档案袋
请各学院、书院于9月22日前到校区档案馆按2023级新生人数领取档案袋，并做好领取登记。
（二）装入新生档案材料
1．将新生所填写《学生登记表》连同学生提交的其它档案材料一并装入档案袋。《学生登记表》的封面上需在学院或书院名称、专业名称的填写处加盖学院或书院公章。
2．新生档案为电子档案的，需打印成纸质材料档案放入，请在新生档案袋正面左下角和《新生档案材料登记表》上分别标注“该生档案为电子档案”。
（三）标注新生档案袋
1．新生档案材料入袋后，请勿将档案袋封口。
2．请在档案袋正面的指定位置，标注新生的学院或书院名称、学生姓名、学号和档案袋内资料。
3．请在档案袋反面的指定位置，张贴新生信息条，标注新生的学院或书院名称、学生姓名、学号和专业名称。
（四）填写《新生档案材料登记表》
各学院、书院需根据学生提交的档案材料填写《新生档案材料登记表》。
（五）报送新生档案材料
各学院、书院请于11月30日前，将新生档案，连同《新生档案材料登记表》（电子版和两份纸质版）一并移交给校区档案馆。
四、注意事项
（一）学院、书院审核新生入学资格并将异常情况反馈学籍管理部门
若截至档案移交时间，仍有学生档案应转入但未转入的，学院、书院应将情况反馈给学籍管理部门。如新生档案材料有影响其入学资格的情况，也应将情况反馈给学籍管理部门。
（二）论文、证书原件退回学生保存
学位论文及在各类报刊杂志发表的论文均不在归档范围；团员证及各种获奖证书原件均不在归档范围，应退还学生本人保存。如新生缺失入团志愿书，可放入其团员证复印件。除有高考成绩和高考志愿表的信封应保留外，包装其它材料的信封均不在归档范围，应当撤出。
（三）以学院、书院为整体向校区档案馆移送新生档案
请以学院、书院为整体向校区档案馆移送新生档案，严格按照学号顺序依次排列（电脑默认由小到大排序）。《新生档案材料登记表》和档案实体均不能出现“漏号”或“断号”的现象，如有特殊情况，请详细备注。如果是放弃入学或取消入学资格的学生，其学生档案袋也应移交，并在档案袋姓名标志处注明“放弃入学”或“取消入学资格”字样。
特此通知。
联系人：王成龙，电话：3683062
附件： 1．新生档案材料登记表（第一学士学位）
北京师范大学珠海校区档案馆
2023年8月24日