校区各单位：

为做好珠海校区2023届本科毕业生材料归档和档案转递工作，现将有关事项通知如下：

一、归档内容及要求

（一）毕业生登记表

各书院须在毕业生登记表封面右上角用铅笔填写学号，登记表内各项应逐项按要求填写，各时间栏不能空白，且不能出现先后顺序逻辑错误。学校审核意见栏需加盖珠海校区公章，请各书院在校区教务部（以下简称“教务部”）完成毕业资格审核、加盖学位授予审核意见后，按程序到管委会办公室具印，盖章后的登记表按《毕业生档案材料登记表》（见附件1）的顺序排序。

（二）毕业成绩单

教务部统一制作完成毕业成绩单后，发放到各书院（一式四份），由各书院将其中的一份装入学生档案。其余三份分别由学生本人、书院、校区档案馆（以下简称“档案馆”）留存。

（三）本科生毕业论文（设计）评定表

毕业论文（设计）评定表（原件）一份由培养单位毕业论文工作小组负责人签字并加盖书院公章，装入学生档案。

（四）党员档案

各直属党支部须于6月9日前向档案馆提交《移交零散档案材料介绍信》（见附件2），将已转为正式党员的2023届毕业生入党材料密封并移交档案馆。

（五）其它

如评优登记表、奖惩材料、实习成绩报告等需存入档案的材料，应提交《移交零散档案材料介绍信》，将材料一并夹入该毕业生登记表内。

二、毕业生档案去向说明

广东省就业平台已根据全国就业平台的档案转寄信息和学校上报的毕业生生源地(以学生毕业前户口所在地来认定，户口在学校临时集体户口的除外)生成初始的档案去向信息。毕业生落实毕业去向后，可凭用人单位、升学院校或公共就业人才服务机构的聘用、录用、调档材料，在“广东大学生就业创业”小程序的“变更档案去向”模块上报档案去向信息。毕业生在与就业单位签订就业协议书时应仔细核对档案接收信息。

（一）到具有人事档案管理权限的机关、国有企事业单位就业或定向招生就业的毕业生，档案转递至就业单位或定向单位，需将带有明确转档地址的接收函或调档函上传至“广东大学生就业创业”档案去向信息模块，档案随寄到就业单位。

（二）到非公单位就业、灵活就业及自主创业的毕业生，档案转递至就业创业所在地人力资源和社会保障局或公共就业人才服务机构，也可转递至户籍地公共就业人才服务机构，其中转递至就业创业地的，需将相关就业创业信息上传至“广东大学生就业创业”档案去向信息模块，档案随寄到存档机构。

（三）国内全日制升学深造的毕业生凭调档函确认档案邮寄地址，调档函上传至“广东大学生就业创业”档案去向信息模块。由各书院毕业生档案工作负责人收集调档函原件，统一移交到档案馆，档案随寄到升学院校。

（四）出国出境深造的毕业生档案直接邮寄回生源地或户籍地公共就业人才服务机构，档案随寄到存档机构。

（五）毕业未就业学生按照《广东省教育厅关于做好2023年广东省高校毕业生报到证签发和就业信息报送工作的通知》要求，可根据本人意愿转递至生源地或户籍地公共就业人才服务机构，或按规定在高校保留两年。

（六）港澳台毕业生按照《教育部办公厅关于做好在内地（祖国大陆）普通高校就读的港澳台应届毕业生就业服务工作的通知》（教学厅〔2017〕9号）要求，对有就业意愿，并持有内地（祖国大陆）有效接收证明的港澳台毕业生邮寄档案，办理手续和要求与内地毕业生一致。

（七）延期毕业的学生档案，留存档案馆，直至学生取得毕业资格后，当年内（以毕业证落款时间为准）申请邮寄档案。

（八）因各种原因未能如期毕业的学生，其档案在学籍有效期内，保留在档案馆。超出学籍有效期后，档案馆不再履行继续保管其档案的义务。

三、毕业生材料归档流程

（一）毕业生信息报备

6月10日前，各书院应全部完成省就业平台毕业生档案去向信息管理上报工作。

6月15日前，校区学生职业发展与就业指导中心审核各书院的毕业生档案去向信息，并生成《毕业生档案去向信息汇总表》，将签字盖章的《毕业生档案去向信息汇总表》交档案馆并将电子版通过有度发送给档案馆。

6月20日前，各书院向档案馆提交《毕业生档案材料登记表》电子版，纸质版于毕业材料移交当天打印签字盖章并提交。

（二）毕业生材料归档

1．毕业生零散档案材料移交

毕业生零散档案材料包括在校期间的奖惩材料和党员发展材料等。请各书院负责老师务必于6月9日前将需归档的毕业生零散档案材料，在移交当天提交电子表格《移交零散档案材料介绍信》后，将纸质版表格及毕业生零散档案材料送交档案馆。

2．毕业生档案材料移交

毕业生档案材料包括毕业生登记表、毕业成绩单、本科生毕业论文（设计）评定表。书院的学生档案负责人在整理毕业生档案时，要确保所有归档材料的手续完备，须有“签名、日期、公章”等。办理档案移交时，请将同一学生的所有材料归集到一起，所有材料需严格按照《毕业生档案材料登记表》顺序排序。

3．考研升学毕业生调档函移交

请各书院于6月9日前将调档函原件统一移交到档案馆，并在装档时根据调档函要求做好毕业生档案的归档及装袋工作。

4．毕业生档案装袋

各书院负责毕业生档案的老师，须组织相应的工作人员按照统一安排的时间到档案馆装档。进档案馆装档之前，务必按要求仔细盘点，认真核对。

5．毕业生档案密封分拣

所有档案装档完毕后密封档案并加盖密封章，须在档案袋上注明生源地信息（一般精确到区县），然后按考研升学档案、就业派遣毕业生档案、未毕业（包括非内地就业港澳台）学生档案三种类别进行分拣，如有特殊情况须按要求做好登记及备注。

6．毕业生档案邮寄

根据《中华人民共和国保守国家秘密法》及教育部、国家保密局等单位发出的相关规定和通知，学生档案不属于国家秘密载体，不适于机要通信渠道寄递范围，自2015年6月1日起，各级机要通信机构已停止收寄和投递所辖各大专院校、人社部门及所属各级人才交流中心的各类“学生档案”。校区毕业生档案将通过EMS邮寄。

7．毕业生档案跟踪服务

交EMS邮寄后，邮局在一周内反馈投递信息清单，清单包括EMS投递号、接收单位、接收人姓名、接收时间等必要信息。学生可通过“广东大学生就业创业”微信小程序查询档案去向。请毕业生在确认档案成功投递后，到档案接收地查询确认，办理档案托管手续。

四、未毕业学生档案办理

1．延期毕业学生：档案留存档案馆，直至其毕业。学生在取得毕业资格后一年内联系书院申请办理邮寄档案。

2．其他学生：因各种原因不能毕业或申请转学、退学的学生，可凭教务部开具的“退学证明”联系书院申请办理邮寄档案。超出学籍有效期后，档案馆不再履行继续保管其档案的义务。

五、归档和转递时间安排

1．归档

请各书院组织6名以上工作人员，按照上述排期统一安排时间，指定带队人员到档案馆装档。

2．转递

7月8日前，档案馆完成邮寄工作。

六、工作要求

毕业生档案材料的完整性和准确性关系到学生毕业后的就业、保险、养老、出国等一系列重大问题，是校区管理水平的直接体现，是学生和社会用人单位满意度的重要考量指标。各书院要高度重视、认真组织，并指定专人对归档材料认真鉴定、审核、盖章等，杜绝漏装、错装问题，确保毕业生个人档案归档工作按时保质完成。

如对上述安排有任何疑问，请及时与档案馆联系。

联系人：王成龙，联系电话：3683062。

特此通知。

附件：1．毕业生档案材料登记表

         2．移交零散档案材料介绍信

档案馆

2023年5月26日