校区各单位：

做好珠海校区2025届本科毕业生档案材料归档及转递工作，现将有关事项通知如下：

一、归档内容及要求

（一）毕业生登记表

各书院须在毕业生登记表封面右上角用铅笔填写学号，登记表内各项应逐项按要求填写，各时间栏不能空白，且不能出现先后顺序逻辑错误。学校审核意见栏需加盖珠海校区公章，请各书院在教务部完成毕业资格审核、加盖学位授予审核意见后，按程序到管委会办公室具印，盖章后的登记表按《毕业生档案材料登记表》（见附件1）的顺序排序。

（二）毕业成绩单

教务部统一制作四份毕业成绩单，发放到各学院、书院,一份由书院装入学生档案。一份由学院发放给学生，一份由学院留存，一份由教务部交档案馆留存。

（三）本科生学籍异动信息登记表

教务部统一制作两份学籍异动信息登记表，一份发放到各书院装入学生档案，另一份由教务部交档案馆留存。

（四）本科生毕业论文(设计)评定表

本科生毕业论文（设计）评定表（原件），并附“论文检测报告单（简洁版）”，一份由培养单位毕业论文工作小组负责人签字并加盖学院公章（二学位法学盖书院公章），装入学生档案。

（五）高等学校毕业生档案转递单

毕业生须在“广东大学生就业创业”小程序中就业信息和档案信息模块明确并认真填写信息，根据毕业去向登记信息生成《高等学校毕业生档案转递单》，随档案材料密封后，按规定转出档案。

（六）党员档案

各书院对2025届已按期转为正式党员的毕业生入党材料进行系统梳理，首先按照发展程序逐项核对材料完整性，随后分类整理装入专用党员档案袋并密封，最后在档案袋封口处加盖清晰骑缝章。

（七）其他

将奖惩材料、实习成绩报告、教师资格认定申请表等需存入档案的材料，包夹在《高等学校毕业生登记表》内。

二、档案去向说明

“广东大学生就业创业”小程序已根据全国就业平台的档案转寄信息和学校上报的毕业生生源地(以学生毕业前户口所在地来认定，户口在学校临时集体户口的除外)生成初始的档案去向信息。毕业生落实毕业去向后，可凭用人单位、升学院校或公共就业人才服务机构的聘用、录用、调档材料，在“广东大学生就业创业”小程序的“档案信息管理”模块上报档案变更去向信息。毕业生在与就业单位签订就业协议书时应仔细核对档案接收信息。

（一）到具有人事档案管理权限的机关、国有企事业单位就业或定向招生就业的毕业生，档案转递至就业单位或定向单位，需将带有明确转档地址的接收函或调档函上传至“广东大学生就业创业”档案信息管理模块，档案随寄到就业单位。

（二）到非公单位就业、灵活就业及自主创业的毕业生，档案转递至就业创业所在地人力资源和社会保障局或公共就业人才服务机构，也可转递至户籍地公共就业人才服务机构，其中转递至就业创业地的，需将相关档案接收函件信息上传至“广东大学生就业创业”档案信息管理模块，档案随寄到存档机构。

（三）国内全日制升学深造的毕业生凭调档函确认档案邮寄地址，调档函上传至“广东大学生就业创业”档案信息管理模块。由各书院毕业生档案工作负责人收集调档函原件，统一移交到档案馆，档案随寄到升学院校。

（四）出国出境深造的毕业生档案直接邮寄回生源地或户籍地公共就业人才服务机构，档案随寄到存档机构。

（五）港澳台毕业生按照《教育部办公厅关于做好在内地(祖国大陆)普通高校就读的港澳台应届毕业生就业服务工作的通知》(教学厅〔2017〕9号)要求，对有就业意愿，并持有内地(祖国大陆)有效接收证明的港澳台毕业生邮寄档案，办理手续和要求与内地毕业生一致。

（六）延期毕业的学生档案，留存档案馆，直至学生取得毕业资格后，当年内(以毕业证落款时间为准)申请邮寄档案。

（七）因各种原因未能如期毕业的学生，其档案在学籍有效期内，保留在档案馆。超出学籍有效期后，档案馆不再履行继续保管其档案的义务。

三、归档流程

（一）发起工作流程

各书院在办事大厅填写《校区学生档案材料归档》，并提交本单位党组织负责人审批。填写时，类别选择“毕业生档案材料归档”，在附件栏上传已填写完毕的《毕业生档案材料登记表》（无需签字盖章），并预约移交时间。

（二）档案部门审核

档案馆对提交的附件内容进行审核，并根据《毕业生档案材料登记表》中信息制作学生档案目录。

（三）档案材料归档

各书院携带毕业生档案材料及《毕业生档案材料登记表》（已签字盖章），前往档案馆集中装档封袋并加盖密封章，须在档案袋上注明户籍地信息(一般精确到区县),然后按考研升学档案、就业派遣毕业生档案、未毕业(包括非内地就业港澳台)学生档案三种类别进行分拣，如有特殊情况须按要求做好登记及备注。

四、转递流程

（一）发起工作流程

各书院在办事大厅填写《校区毕业生档案转递》，并提交本单位党组织负责人审批。填写时，需上传《毕业生档案转递名单》（见附件2）。

（二）就业部门审核

学生职业发展与就业指导中心审核书院提交的《毕业生档案转递名单》，并上传《毕业生档案去向信息汇总表》（无需签字盖章）。

（三）档案部门审核

档案馆对提交的附件内容进行审核。

（四）学生档案转递

每年7月初，档案馆根据学生职业发展与就业指导中心提供的《毕业生档案去向信息汇总表》，将书院提供的《毕业生档案转递名单》中符合转递条件的毕业生档案，通过EMS毕业生专用通道进行统一邮寄。暑假期间，对于零散毕业生档案邮寄，档案馆需与邮局预约时间进行集中转档。

毕业生档案寄出一周内，档案馆根据邮局提供的信息在《校区毕业生档案转递》表单中反馈档案转递详情，并同步将数据上传至“广东大学生就业创业”档案转递管理模块，以便于各书院学生档案负责老师和毕业生可及时查询档案去向。待档案显示已签收，毕业生需到档案接收地进行查询确认。

五、归档及转递时间安排

（一）归档

1.移交材料。因毕业生档案材料需在装档前进行扫描存档，请各书院务必于6月27日（含）前向档案馆移交毕业生档案材料。具体移交时间请各书院根据工作实际在归档流程中预约。

2.装档封袋。请各书院组织6名以上工作人员并指定带队老师，按照如下排期前往档案馆按规范流程完成集中装档封袋。

（二）转递

7月15日前，档案馆对接邮局完成集中邮寄工作。

六、工作要求

毕业生档案是记录学生学历背景、政治表现和奖惩情况的重要凭证，直接关系到考编落户、职称评定等切身利益。为实现归档无遗漏、转递零差错，请各书院高度重视、认真组织，务必按时归档，务必严格审核归档材料，确保核心文件齐全，务必采用流水线作业执行档案封装，确保各环节衔接有序，切实规避并有效防范漏装、错装等问题的发生。

如对上述安排有任何疑问，请及时与档案馆联系。

联系人：梁智权，联系电话：3621770。

 

附件：1.毕业生档案材料登记表

    2.毕业生档案转递名单

 

档案馆

 2025年6月6日