关于做好北京师范大学珠海校区2025年归档工作的通知
校区各单位：
依据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》以及《北京师范大学档案管理办法》的相关规定，为确保校区2024年度产生的各类档案材料能够及时且完整地归档，现将相关事宜通知如下：
一、归档范围
1.各单位在2024年1月1日至12月31日各项工作活动中直接形成的，能反映本单位主要工作，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的文件材料。具体范围详见《北京师范大学珠海校区各单位归档范围和保管期限表》（附件1）。
2.各单位在2024年以前产生、“应归未归”的档案材料。
二、归档重点
请各单位参照本单位的《归档范围和保管期限表》进行归档。重点加强以下几类档案的归档。
1.部门核心档案：指各部门在从事其核心职能活动中形成的有保存价值的各种门类和载体的原始记录。部门核心档案应确保完整性和规范性，避免重要档案的缺失。
2.学校重大活动或重大事件档案：指学校在重大活动举办或重大事件应对过程中形成的具有保存价值的文字、电子、声像和实物等各种形式的历史记录。
3.大事记、年鉴等支撑性档案材料：指各单位撰写大事记、年鉴时的原始依据，涵盖重要总结、报告、统计报表等。由各单位领导审核签章后归档。
4.新建、撤销或合并单位的档案：新建、撤销或合并单位需尽快确定档案工作主管领导和档案员，并填写《档案工作负责人及档案员名单》，以便沟通工作，调整更新归档范围。撤销或合并单位需及时归档原各自产生的档案。
5.电子、声像、实物、人物档案：归档实行电子和纸质双套制，电子档案包括与移交的纸质档案相匹配的Word文档、重要数据及报表等材料的电子版。声像档案包括重大活动的录音、录像、照片及说明文字等。实物档案包括奖品类、印章类、字画类、赠品类及其他类。人物档案是指在我校学习或工作过的著名科学家、教育家、知名学者和教授的具有永久保存和研究价值的文件资料及实物，以人为单位立卷归档。
三、归档流程
归档工作实行线上、线下相结合的方式，具体如下：
1.线下归档。各单位档案员按照归档范围收集本单位形成的档案材料并进行规范整理，通过综合档案管理系统下载著录模板并编写著录目录，通过有度发送著录目录（电子版）给档案馆预审，并与档案馆预约时间移交档案材料。档案馆工作人员线下审核归档材料与著录目录。如有问题，档案馆工作人员将指导进行修改。确认无误后，档案馆工作人员反馈修正的著录目录给各单位档案员。
2.线上归档。各单位档案员通过综合档案管理系统提交档案馆反馈的著录目录。档案馆工作人员线上审核著录目录。
3.交接手续。各单位档案员下载并打印交接单，携带本单位分管档案工作的领导已签字确认并加盖单位公章的交接单，前往档案馆办理交接手续。
具体操作流程及规范要求请参阅《综合档案归档工作指引》（附件2）。
四、归档时间
2025年4月15日至5月30日。
五、归档要求
1.为保障学校档案资源的完整、系统，请各单位务必高度重视归档工作。各单位分管档案工作的领导要切实加强对本单位归档工作的指导，档案员要切实履行责任，确保归档材料收集全面、整理规范、按时移交。任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。
2.归档材料应提供原件，凡不符合归档要求的文件材料，须按要求整理后方可移交。移交文件需字迹清晰、用纸符合规范。
3.学校盖章印发的红头文件（函件），由学校办公室统一收集归档；其他单位盖章印发的重要文件（函件）由各单位收集归档。
4.凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料。涉及机构调整、撤并的，由合并后的机构按职能分工的延续统一归档。
5.为减轻各单位档案员负担，档案馆将统一负责页码标注、档号编制、档号章加盖及扫描工作。
6.声像档案暂不使用系统进行归档，沿用往年线下归档的方式，归档表格模板详见附件3、4。
六、联系方式
对材料整理、填写信息、系统操作等工作有疑问的，可联系档案馆工作人员预约来馆指导。
联 系 人：林育鑫，3683738
办公地址：图书馆B405
特此通知。
4.声像档案移交清单
档案馆
2025年4月15日