校区各单位：

依据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》以及《北京师范大学档案管理办法》的相关规定，为确保校区2025年度产生的各类档案材料能够及时、完整地归档，现将相关事宜通知如下：

一、归档范围

1.各单位在2025年1月1日至12月31日各项工作活动中直接形成的，能反映本单位主要工作，具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的文件材料。

2.以往年度应归未归的档案材料。

二、归档重点

请各单位参照本单位的《档案分类、归档范围和保管期限表》进行归档，重点加强以下几类档案的归档：

1.部门核心档案：指各部门在从事其核心职能活动中形成的有保存价值的各种门类和载体的原始记录。部门核心档案应确保完整性和规范性，避免重要档案的缺失。

2.学校重大活动或重大事件档案：指学校在重大活动举办或重大事件应对过程中形成的具有保存价值的文字、电子、声像和实物等各种形式的历史记录。

3.大事记、年鉴等支撑性档案材料：指各单位撰写大事记、年鉴时的原始依据，涵盖重要总结、报告、统计报表。

4.新建、撤销或合并单位的档案：需尽快确定并报送档案工作主管领导和档案员名单，以便沟通工作，确定归档范围和保管期限；撤销或合并单位需及时归档原各自产生的档案。

5.电子档案：包括与移交的纸质档案相匹配的Word文档、重要数据及报表等材料的电子版。文书档案、教学档案、科研档案、基建档案等归档实行电子和纸质双套制。

6.声像档案：包括学校重大活动、重大事件中形成的或校外单位形成的与本校有关的具有保存价值的照片、录音、录像及说明文字等。

7.实物档案：主要包括学校集体或个人在各类公务活动中获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书，在公务活动中获赠的纪念品，上级领导、知名人士的题词、字画，学校使用过的牌匾、停用的各种印章、各种重大活动中形成的纪念品和宣传品及其他有保存价值的实物。

8.名人档案：是指在我校学习或工作过的著名科学家、教育家、知名学者和教授的具有永久保存和研究价值的文件资料及实物。

三、归档流程

归档工作实行线上、线下相结合的方式，具体如下：

（一）线下归档。各单位档案员按照归档范围收集本单位形成的档案材料并进行规范整理，在综合档案管理系统相应门类处下载《档案数据上传模板》并著录目录，通过有度发送目录（电子版）给档案馆预审并预约时间移交档案材料。档案馆工作人员线下审核归档材料与目录。如有问题，档案馆工作人员将指导进行修改。确认无误后，档案馆工作人员反馈修正的目录给各单位档案员。

（二）线上归档。各单位档案员通过综合档案管理系统提交档案馆反馈的目录。档案馆工作人员线上审核目录。

（三）交接手续。各单位档案员下载并打印交接单，携带本单位分管档案工作领导签字并加盖公章的交接单，前往档案馆办理交接手续。

系统操作请参阅《综合档案归档工作指引》（附件1）。

四、归档时间

详见《校区各单位2026年档案移交工作安排表》（附件2）。

五、归档要求

1.为保障学校档案资源的完整、系统，请各单位务必高度重视归档工作。各单位分管档案工作的领导要切实加强对本单位归档工作的指导，档案员要切实履行责任，确保归档材料收集全面、整理规范、按时移交。任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。

2.归档材料应提供原件，凡不符合归档要求的文件材料，须按要求整理后方可移交。移交文件需字迹清晰、用纸符合规范。

3.学校盖章印发的红头文件（函件），由党委办公室、管委会办公室统一收集归档；其他单位盖章印发的文件（函件）由各单位收集归档。

4.凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料。涉及机构调整、撤并的，由合并后的机构按职能分工的延续统一归档。

5.为减轻各单位档案员负担，档案馆将统一负责页码标注、档号编制、档号章加盖及扫描工作。

六、联系方式

对材料整理、填写信息、系统操作等工作有疑问的，可优先联系《校区各单位2026年档案移交工作安排表》中列明的对应联系人预约来馆指导。

如遇特殊情况，可联系档案馆归档工作统筹协调人员：万卉，3683738。

特此通知。

附件：1.《综合档案归档工作指引》

          2.《校区各单位2026年档案移交工作安排表》

档案馆

2026年4月21日