关于做好珠海校区2025级新生档案材料归档工作的通知
各书院：
学生档案是记录和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现，以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录，是关系学生发展和今后用人单位选拔考核人才的重要依据。为保证完整、准确、按时为2025级新生建档，现将有关事项通知如下：
一、新生档案的审查及归档机制
新生档案由各书院接收，结合教务部有关新生入学资格审查工作的要求，依据档案完成新生入学资格审查工作，负责党建工作的教师应统筹安排好党员、积极分子相关信息的采集登记留底。
合并新生入学期间形成的材料之后，各书院的学生档案管理员根据新生档案收集范围认真核对，并按要求在《新生档案材料登记表》中作好记录。对于必须归档而短缺的材料，应及时通知相关学生向相关单位催要补齐。
档案馆从教务部获取新生数据后，统一制作新生档案袋，并通知各书院领取。
各书院应按要求更换新生档案袋，做好新生档案的移交工作。移交时严格履行交接手续，交接时双方在新生档案材料登记表上签字。档案馆复审新生档案，并将审核后的《新生档案材料登记表》向各书院反馈。
新生档案的归档时间：当年11月30日之前。
二、新生档案收集范围
（一）高考招生材料
高考报名登记表、高考成绩单、体检表等报考及辅助材料。
（二）高中学籍材料
高中学籍表/毕业生登记表/综合素质发展报告（指学生就学期间产生的包含该生基本信息、家庭情况、高中成绩情况及老师评语等内容并且加盖高中学校公章的材料）。
港澳台学生尽量收集高中成绩表、报名表或者推荐表。
（三）党团材料
入团志愿书、入党志愿书及相关材料。
注意：（1）移交党团材料前请务必登记好入党、团相关信息以备后期查用；（2）待发展或未转正的入党材料可暂存书院。
（四）新生入校期间形成材料
学生登记表（必须贴照片）、公费师范生协议书。
（五）第一学士学位时期应有材料
第二学士学位本科生除提交上述（一）～（四）材料外，还需提交第一学士学位时期应有的档案材料：学生登记表、大学历年成绩表、本科生毕业论文评定表、党团材料及其他奖惩材料。
三、新生档案归档流程及规范
（一）接收
1．自带档案：新生档案由原档案管理单位提供（提供档案的部门须用专用档案袋密封并加盖密封章），学生提取档案后本人携带到校（不可拆封），于开学报到时交各书院，各书院做好接收登记。
2．邮寄档案：新生档案材料由原档案管理单位通过中国邮政特快专递（EMS）高校学生人事档案专用通道邮寄至档案馆，档案馆负责接收登记并通知各书院领回，领取时双方确认清点无误后在登记表上签字。
（二）领取档案袋
9月19日前，各书院到档案馆按2025级新生人数领取档案袋，并做好领取登记。
（三）审核、整理和登记
1．对照《新生档案材料登记表》（以下简称《登记表》，详见附件1、2）进行审核、整理和登记。
2．严格按照学籍管理部门提供的新生数据填写《登记表》，保留未注册学生的数据，并在《登记表》上备注其具体情况。
3．所有档案袋均需拆开，并检查材料规范性（是否完整、签字盖章是否齐全），保留含高考成绩或志愿表的档案袋，其他档案袋均不用归档。
4．团员证及高中毕业证原件均归还学生本人。
5．若新生是即将转正的预备党员，可将其党员材料先保留在书院，待其转正之后，再按学生零散档案材料归档流程集中移交。
6．每名新生的各项材料按《登记表》中材料名称的先后顺序依次排放，即《高中学籍材料》放最上面，其余材料往下依次放置。
（四）装袋、标注及排序
1．装袋：书院将审核整理完毕的学生档案装入相应的档案袋，请勿将档案袋封口。
2．标注：（1）在档案袋正面的指定位置标注新生的书院名称、学生姓名、学号和档案袋内资料；在档案袋反面的指定位置张贴新生信息条，标注新生的书院名称、学生姓名、学号和专业名称。（2）未报到、取消入学资格的学生，需在其姓名标签的下方用铅笔注明“保留学籍”或“取消入学资格”字样。（3）同名学生须注明籍贯和出生年月以示区别，避免档案材料错装。
3．排序：请将全部学生档案按学号从小到大进行排序。
（五）移交
1．发起工作流程：书院在办事大厅发起《校区学生档案材料归档》流程，选择“新生档案材料归档”，在附件栏上传已准确填写各项内容的《登记表》（无需签字盖章），预约移交时间后提交本单位负责人审批。。
2．档案部门审核：档案馆工作人员对提交的附件内容进行初审，如上传资料不符合要求，则作退回处理。档案馆负责人根据初审结果进行审核。
3．档案材料交接：书院根据档案馆反馈的移交时间，携带已签字盖章的《登记表》（一式一份），前往档案馆办理材料交接。
（六）复审及催补
1．档案材料复审：档案馆集中对每份学生档案内容进行审核完毕后，在办事大厅表单中填写交接详情，并上传经复审修正且双方签字盖章的《登记表》。如存在档案材料缺失情况，将一并反馈《新生缺失档案材料清单》。
2．缺失材料补充：书院尽快向新生反馈缺失材料信息，并督促其向相关单位催要补齐材料。新生催要补回的材料作为学生零散档案材料进行归档。
联系人：梁智权，3621770
附件：
档案馆
2025年9月16日